Какие задачи делегировать первыми ассистенту? Разбор для новичков

Вы наняли ассистента, но не знаете, с чего начать?  

✔️ Боитесь, что он что-то сделает не так?  

✔️ Не понимаете, какие задачи ему можно доверить сразу?  

✔️ Переживаете, что потратите кучу времени на обучение?  

Хорошая новость: есть целый пласт задач, которые можно отдать ассистенту уже в первый день. Они простые, но освободят вам 10+ часов в неделю.  

Разберём по категориям, что делегировать сразу, а что — после обучения.  

1. Задачи, которые можно отдать ПРЯМО СЕЙЧАС  

🔹 Административная рутина 

✅ Запись на встречи (к врачу, в салон, к клиентам)  

✅ Бронирование билетов/отелей (по вашим критериям)  

✅ Организация звонков (назначение, напоминание участникам)  

Почему: у этих задач есть чёткие алгоритмы, ошибки легко исправить.  

🔹 Работа с почтой и чатами

✅ Фильтрация входящих (отделить спам от важного)  

✅ Шаблонные ответы («Мы получили ваше письмо…», «Запрос передан в работу»)  

✅ Напоминания о дедлайнах (если клиент не ответил)  

Фишка: создайте базу типовых ответов — ассистент будет копировать их.  

🔹 Простые исследования

✅ Поиск подрядчиков (фотограф, курьер, дизайнер)  

✅ Сравнение цен (отели, билеты, услуги)  

✅ Подбор вариантов (3 ресторана для ужина с клиентом)  

Важно: давайте конкретные критерии («Нужен фотограф в Москве, бюджет до 20 тыс., с портфолио в Instagram»).  

2. Задачи, которые можно отдать ПОСЛЕ 1-2 НЕДЕЛЬ ОБУЧЕНИЯ 

🔹 Работа с документами

✅ Подготовка договоров (по шаблону)  

✅ Заполнение таблиц (отчёт по расходам, база клиентов)  

✅ Проверка данных (актуальность контактов, наличие документов)  

Как обучать: запишите скринкаст, как вы это делаете, или составьте чек-лист.  

🔹 Коммуникация с клиентами  

✅ Ответы на частые вопросы («Как оформить заказ?», «Где посмотреть прайс?»)  

✅ Напоминания об оплате (по готовому тексту)  

✅ Координация встреч («Иван будет в офисе 15-го с 14:00 до 16:00»)  

Фишка: дайте ассистенту фразы-шаблоны, чтобы он не импровизировал.  

🔹 Контроль процессов

✅ Следить за сроками (напомнить, что завтра дедлайн)  

✅ Проверять выполнение задач (уточнить у подрядчика статус)  

✅ Собирать информацию (сколько стоят аналогичные услуги у конкурентов)  

3. Что НЕЛЬЗЯ делегировать новичку 

❌ Принятие финансовых решений (платежи, выбор поставщика без вашего одобрения)  

❌ Личные задачи (переписка от вашего имени в соцсетях, если это не бизнес)  

❌Стратегические вопросы (переговоры о партнёрстве, изменение цен)  

Правило: если ошибка ассистента может стоить вам денег или репутации — не отдавайте эту задачу, пока не будете уверены в нём.  

Как правильно ставить задачи?  

❌ Плохо: «Разбери мою почту».  

✅ Хорошо: 

- «Проверь входящие за последние 3 дня.  

- Письма от клиентов — пересылай мне в Telegram.  

- Рекламу и спам — удаляй.  

- На остальные отвечай по шаблонам из нашей базы».  

Формула: 

Что сделать + как сделать + куда отчитаться.  

Вывод  

Не ждите, пока ассистент «войдёт в курс дела» — начинайте делегировать сразу.  

Совет:  

Выберите 3 задачи из первого раздела и передайте их ассистенту уже сегодня.  

Вопрос:  

Какие задачи вы бы хотели делегировать в первую очередь? Делитесь в комментариях! 👇