Как я автоматизировал учёт заказов с помощью Google Таблиц

Когда ты ведёшь малый бизнес, особенно в сфере услуг или онлайн-продаж, таблицы становятся частью твоей жизни. Но в какой-то момент они начинают работать против тебя. Расскажу, как я нашёл рабочий способ навести порядок и перестать тонуть в бесконечных строках и вкладках.

Месяц на грани хаоса

Я занимаюсь поставками расходников для салонов красоты. Это небольшое ИП, без офиса и сотрудников, всё держится на мне и двух партнёрах на удалёнке. Когда бизнес начал расти, я понял: Excel больше не тянет.

Клиенты стали сыпаться с Instagram и Wildberries, заказы шли каждый день, оплаты — частями, а возвраты вообще в отдельной таблице.

В какой-то момент у меня было 8 таблиц: одна с заказами, одна с оплатами, одна для остатков, ещё одна с возвратами. А потом я случайно удалил ячейку с фильтрацией, и формулы поехали. Тогда и пришла мысль: хватит.

Поиск решения

Я перебрал пару CRM — вроде удобно, но для моего формата слишком громоздко. Хотелось чего-то между CRM и привычной таблицей. Простого, без подписок и лишней функциональности, где можно:

• отслеживать статус заказов и оплат;
• быстро видеть остатки;
• автоматически считать выручку и долги;
• делиться таблицей с партнёрами.

Оказалось, что есть такая ниша — Google Таблицы с автоматизацией, и я начал искать готовые шаблоны.

Почему я выбрал готовый шаблон, а не делал сам

Во-первых, я не гугл-инженер. Могу скопировать формулу, могу что-то условное форматирование настроить, но создавать рабочую систему из нуля — нет.Во-вторых, мне был важен не просто учёт, а связка всех процессов в одной точке. Я наткнулся на сайт с шаблонами для малого бизнеса, где уже были встроены формулы, фильтры, статусы и логика учёта.

Да, я немного адаптировал под себя, но в целом всё заработало за один вечер. Сейчас в одной таблице у меня:

• блок заказов (статусы, даты, сумма, комментарий клиента);
• блок оплат (дата, способ, сумма, автоматическая сверка);
• блок остатков (подсвечивается, когда товар на исходе);
• дашборд с выручкой и долгами.

Эта таблица реально заменила CRM. Всё — в одном месте, наглядно и просто. И главное — обновляется в реальном времени.

Как это повлияло на бизнес

После перехода на системы учета для бизнеса на Google Таблицах я стал тратить в два раза меньше времени на управление операционкой. Вместо ручной сверки я просто сортирую по статусу: "Ожидает оплаты", "Отгружен", "В пути". Если что-то забыто — оно выделено красным.А ещё — я наконец-то понял, сколько денег реально приходит и уходит.

Партнёры тоже в восторге: им не нужно писать мне каждый день "а клиент оплатил?", "какой остаток по маскам?" — они заходят в таблицу и всё видят сами.

Пару слов о гибкости

Шаблон легко кастомизируется. Я добавил фильтры по менеджерам, сделал расчёт бонусов, встроил таблицу расходов. Теперь у меня полноценная система учёта, которой я реально пользуюсь каждый день.При этом не нужно разбираться в CRM, не нужно платить за сервис — всё в Google, всё доступно и просто.

Вывод

Если вы ведёте малый бизнес и устали от Excel, присмотритесь к решениям на базе Google Таблиц. Это не просто “таблица с цветами” — это система, которая может заменить CRM, упростить жизнь и сделать бизнес прозрачнее.

Мне лично помогло, и теперь я не представляю, как вообще можно было вести учёт вручную.

В сети полно ресурсов, где можно найти готовые решения учета для бизнеса — с формулами, статусами и даже автоматическим анализом. Главное — не бояться выйти за пределы привычного Excel.

Source: https://vc.ru/id793400/2129777-avtomatizatsiya-uchyota-zakazov-s-pomoshchyu-google-tablic